Ein Kernthema meiner Kundengespräche ist die erfolgreiche Strukturierung von HR IT Projekten. Warum? Für die meisten Mitarbeiter der HR Abteilung ist es das erste Mal, dass Sie diesem Themenkomplex gegenüber stehen. Deshalb möchte ich wesentliche Aspekte in einem kurzen Beitrag aufgreifen. Im Folgenden werde ich 8 Schritte aufzeigen, die zur Umsetzung eines erfolgreichen HR IT Projektes beitragen. Diese sollten jedoch nicht als statische Reihenfolge gesehen werden, sondern agil angewendet werden um die Digitalisierung Ihrer HR Abteilung voranzutreiben.
Definition HR Strategie
Am Anfang eines solchen Projektes steht die Definition der HR Strategie insgesamt. Dabei sollten insbesondere die Schwerpunkte der HR Arbeit für die nächsten Jahre definiert werden. In diesem Kontext werden oft Themen wie Digitalisierung, Fachkräftemangel, demographischer Wandel und das zunehmende Durchschnittsalter der Belegschaft sowie Globalisierung, Compliance (z.B. DSGVO) und Governance diskutiert.
Daraus abgeleitet stehen gerade bei mittelständischen und großen Unternehmen aktuell zwei Ziele immer wieder auf der Tagesordnung: Standardisierung von globalen HR Prozessen mit Einbindung in Shared Service Center Strukturen sowie die Minimierung von HR IT Systemen und Schnittstellen.
In diesem ersten Schritt gibt es häufig eine Überschneidung mit der generellen IT Strategie des Unternehmens, da die Frage Inhouse oder Outsourcing entschieden werden muss. Dies hat Einfluss auf die Auswahl der möglichen Partner zur Durchführung eines solchen Projektes.
Evaluation Status Quo
Steht die HR Strategie, sollte in einem nächsten Schritt der Status Quo bewertet werden. Dabei gibt es verschiedene Dimensionen der Betrachtung:
- Manuelle vs. digitalisierte Prozesse
- Dezentrale, fragmentierte HR Systeme vs. Standardisierte, globale Systeme
- Inhouse vs. Outsourcing vs. Hybride Betriebsmodelle
- Best of Breed vs. globale integrierte Systeme
- Welche Compliance und Governance Risiken bestehen?
- Welche Herausforderungen entstehen aufgrund des Durchschnittalters der Belegschaft?
Diese und weitere Fragen können sich bei der Bewertung der Ist-Situation stellen. Aus den Antworten ergeben sich das weitere Vorgehen sowie die Anforderungen an mögliche Systeme/Lösungen.
Definition von Projektschritten / Arbeitspaketen
Nach erfolgreichem Abschluss der Grundlagenarbeit aus Schritt 1 und 2 ergibt sich in der Regel ein Delta, welches das Optimierungspotential zur Erreichung der langfristigen HR Strategie aufzeigt. Die nächsten Schritte beschäftigen sich nun mit der konkreten Umsetzung.
Um die folgenden Schritte anschaulicher zu machen treffen wir ein paar Annahmen:
- HR wird zu einem strategischen, globalen HR Business Partner entwickelt
- Die aktuellen Prozesse sind manuell und papierlastig
- Es gibt eine Vielzahl an HR- und Gehaltsabrechnung weltweit
- Die Belegschaft hat ein hohes Durchschnittsalter, insbesondere bei den Payrollmitarbeitern
- Der Fachkräftemangel zeigt sich anhand der geringeren Zahl an Bewerbungen auf offene Stellen
Daraus könnten z.B. folgende Ziele für ein HR IT Projekt abgeleitet werden:
- Standardisierung von HR Prozessen
- Transparenz über die Fähigkeiten der Mitarbeiter erhalten
- Gezielter Aufbau von Nachfolgeplanungen für Schlüsselpositionen
- Outsourcing der Payroll, um die Abrechnung langfristig sicherzustellen
- Umstrukturierung der HR Abteilung in interdisziplinäre Projektgruppen um Knowledgesharing und Ideenaustausch zu fördern und auf neue Herausforderungen schnell reagieren zu können
- Einführung einer Shared Service Center Struktur, um Standardaufgaben zu bündeln
- Einführung einer Global Payroll
- Einführung eines globalen HCM Systems
Die beiden letzten Aspekte (Einführung einer globalen Lohnabrechnung sowie eines HCM Systems) sind konkrete Ansätze zur Umsetzung / Erreichen oben genannter Ziele.
Die oben genannten Schritte können in verschiedene Teilprojekte unterteilt werden, welche über mehrere Jahre nacheinander umgesetzt werden. Dabei bildet die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung das Fundament für ein stabiles HR Haus, da diese am meisten Potential zu Standardisierung von Prozessen und zur Reduzierung von manuellen Aufgaben bietet. Dadurch werden Kapazitäten für strategische HR Themen frei.
Gespräche mit Suppliern
Nach der vorläufigen Festlegung von Arbeitspaketen und Projektschritten ist noch vor der möglichen Ausarbeitung der RFP-Unterlagen die Diskussion der Anforderungen mit möglichen Anbietern im Markt sinnvoll. Dies stellt sicher, dass neue Anregungen und zusätzliche Ideen bzw. Hinweise in die Anforderungen eingearbeitet werden können. In Workshops mit Anbietern geht es darum zu verstehen, welche Themen bewegen den Markt aktuell und wurden alle wichtigen Faktoren und Aspekte in die eigenen Überlegungen aufgenommen.
RFP ja oder nein?
Der Schritt einer Ausschreibung/RFP ist immer ein zweischneidiges Schwert. Manche Organisationen müssen aufgrund ihrer Einkaufsrichtlinien einen solchen Prozess durchführen, jedoch bietet er sich keineswegs für alle Organisationen an. Ein RFP hat jedoch den Vorteil, dass die Informationen in einem Mindestmaß an Standardisierung aufbereitet werden. Andererseits wird es dadurch sehr schwer zu erkennen, wo die wirklichen Unterschiede zwischen den Anbietern liegen. Von daher sollte der Prozess nicht zu starr sein um Ideen von Anbietern einbeziehen zu können.
Anbieterworkshops
Egal ob ein RFP verwendet wird oder nicht, sollten in jedem Fall intensive Workshops mit den Anbietern durchgeführt werden. Diese dienen dazu genau zu verstehen, welche Möglichkeiten aktuell, mittel- und langfristig angeboten werden können und welche Leistungen in dem vorliegenden Angebot enthalten sind. Versuchen Sie dabei jedoch nicht nur nach Gemeinsamkeiten zu suchen, sondern auch Unterschiede und Vorteile, die für Sie daraus entstehen, genau zu verstehen. Dabei ist die Unterstützung Ihrer Kollegen aus der IT, dem Betriebsrat von Finance (z.B. zur Erstellung einer TCO) sowie des Datenschutz oft hilfreich bzw. erforderlich.
Entscheidung
Treffen Sie am besten eine Entscheidung auf Basis der für Sie wichtigen Kriterien und kommunizieren Sie diese an alle Anbieter in Ihrem Auswahlprozess.
Projektumsetzung
Sie haben es geschafft! Ihr Projekt kann beginnen und damit eine weitere sehr aufregende und spannende Zeit bei der Transformation Ihrer HR Abteilung.
Zusammenfassung
Die oben beschriebenen Schritte sind als Leitfaden zur Entscheidungsfindung zu verstehen und nicht als statische Abfolge von Schritten, welche Sie dabei unterstützen können, einen strukturierten Analyse- und Entscheidungsprozess zu initiieren.
Gerne komme ich mit Ihnen ins Gespräch. Welche Erfahrung haben Sie bisher mit HR IT gemacht? Gerne lesen ich von Ihnen in den Kommentaren.
HR IT & HCM 
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