Der deutschen Industrie geht es gut. Die Geschäfte im In- und Ausland laufen gut. Um jedoch weiteres Wachstum zu erreichen, expandieren immer mehr Unternehmen in neue Märkte. So sagen laut einer Studie zur Globalen Entgeltabrechnung, welche die Unternehmensberatung EY durchgeführt hat, 55% der befragten Unternehmen, dass weiteres internationales Wachstum geplant ist. Im Rahmen der Studie befragte EY Entscheider von 287 Unternehmen aus 19 Ländern mit durchschnittlich 14.000 Angestellten.
Die Expansion in neue Länder wirft schnell die Frage auf, wie HR-Prozesse strukturiert werden können, um weiteres internationales Wachstum zu ermöglichen, ohne jedoch Abstriche bei Compliance sowie Kostenoptimierung machen zu müssen.
Immer mehr Unternehmen konsolidieren in diesem Zuge ihre globale Entgeltabrechnung. Dabei geben 38% der Befragten an, dass sie Ihre Abrechnung aktuell Inhouse machen. Dieser Anteil ist im Vergleich zu 2013 um 10% gewachsen. Der Anteil an Unternehmen die auf einen Mix aus Inhouse und Outsourced Payroll setzen, sank weiter von 60% in 2013 auf 43% in 2017.
Bei genauerem Hinsehen differenziert sich das Bild jedoch. 80% der Unternehmen nutzen aktuell einen Shared Service Center Ansatz, wobei über die Hälfte (44%) einen regionalen Ansatz haben.
Interessant ist auch, welche Tätigkeiten von den HR Abteilungen selbst erledigt und welche an einen Dienstleister ausgelagert werden. Dabei ist eine Trennung zwischen fachlichen und technischen Themen erkennbar. So werden technische Themen, wie die Anbindung von Sozialversicherungsträgern oder Banken, sowie das Drucken der Gehaltszettel aber auch das Hosting der Entgeltabrechnung verstärkt an den Dienstleister ausgelagert.
Jedoch ist der Anteil der Unternehmen, die angeben, vollständig oder sehr standardisierte Payrollprozesse zu haben, zwischen 2013 und 2017 von 68% auf 32% gesunken. Dies spricht dafür, dass viele Organisationen eine höhere Transparenz über ihre globalen HR und Payrollprozesse haben. Des Weiteren kann dies bedeuten, dass Übernahmen in den letzten Jahren zu einer geringeren Standardisierung geführt haben.
Die Fragmentierung der Payrollprozesse ist unserer Erfahrung aus vielen Payrollprojekten auch der Tatsache geschuldet, dass der Fokus bei einem globalen Payrollprojekt häufig erst einmal auf den großen Standorten/Ländern liegt. Dabei wird jedoch oft übersehen, dass die Compliance-Risiken oft nicht aus den großen sondern eher aus den kleinen Standorten mit wenigen Prozessen und Kontrollen kommen.
Um die Vorteile einer global konsolidierten Payroll vollumfänglich nutzen zu können, ist es am Anfang eines Projektes wichtig, die Ziele und Anforderungen für alle Standorte weltweit klar zu definieren. Danach gilt es den passenden Anbieter zu finden, welcher dabei hilft, die globalen Payrollprozesse abzubilden. Laut der Studie von EY bevorzugen 43% der Befragten dazu einen globalen Payrollanbieter.
Die Vorteile eines Anbieters sollten dabei weit über die Global Payroll hinaus gehen, da erst so die Anbindung von globalen HCM Systemen wie Workday oder SuccessFactors sowie das Vendormanagement deutlich vereinfacht werden können. Konkret bedeutet dies, dass ein international tätiges Unternehmen aus dem zentralen HR Bereich heraus ein globales HCM wie auch Payrollmanagement betreiben können durch eine tiefe Integration.
Die Studie von EY finden Sie auch hier. Ein Whitepaper mit weiteren Ideen und konkreten Anregungen zur Umsetzung eines globalen Payrollprojektes finden Sie hier.
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