HR IT Business Case – Kosten und Fehler die Sie vermeiden sollten

Autoren: Christian van Ledden & Christoph Ruf

Warum ist ein Business Case unumgänglich um den Erfolg Ihres Global Payroll / HCM Projektes zu messen?

Um die Mehrwerte einer Global Payroll intern rechtfertigen zu können ist eine ROI / Business Case Betrachtung ein integraler Bestandteil. Jetzt sagen Sie vielleicht, ist doch selbstverständlich!

Laut einer Studie von KPMG, nutzen 59% der befragten Unternehmen keinen Business Case bzw. KPI’s um den Erfolg ihres HR Transformationsprojektes zu messen.

60% der CEO’s planen im Rahmen der Digitalisierung eine Neuaufstellung ihrer HR Abteilung, laut einer Studie von PwC. Da CHRO’s/Personalleiter vor diesem Hintergrund immer häufiger eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung erstellen müssen, um effektiv auf Vorstandsebene kommunizieren zu können, soll dieser Artikel ein paar Hinweise geben, welche Themen in einem Business Case eingerechnet werden sollten.

Dabei unterscheiden wir grundsätzlich zwischen harten und weichen Kosten. Unter harten Kosten verstehen wir leicht quantifizierbare Positionen wie Personalkosten, Lizenzkosten oder Kosten für externe Berater. Auf der anderen Seite verstehen wir unter weichen Kosten schwer quantifizierbare Kosten wie Compliance- oder Skalierbarkeitskosten sowie Kosten für die Optimierung des Lieferantenmanagements. Einen Überblick der Kostenblöcke, welche in einen HR / Global Payroll Business Case einfließen sollten, enthält die folgende Grafik:

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Unsere Erfahrung aus vielen globalen Payroll-Projekten zeigt, dass insbesondere die rotumrandeten Kostenblöcke bei der Erstellung einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung gerne übersehen bzw. nicht konsequent evaluiert werden. Dies hat häufig mit abteilungsübergreifenden Befindlichkeiten zu tun. Allerdings sind sowohl IT- als auch Schnittstellen/Prozesskosten ein sehr wichtiger Bestandteil ohne welchen eine wirkliche Business Case Betrachtung nicht möglich ist.

Der Aufwand zur Erstellung einer Wirtschaftlichkeitsberechnung lohnt sich jedoch durchaus. Einige Beispiele für Kosten die im Rahmen der Business Case Erstellung immer wieder zum Vorschein kamen, sind in der folgenden Grafik dargestellt:

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Ein Beispiel aus Österreich zeigt exemplarisch, wie genau man z.B. in die Kosten von externen Dienstleistern schauen muss. Hierbei kann es bei Steuerberatern z.B. vorkommen, dass man für Ein-und Austritte einen Einmalbetrag zahlen muss. Diese Beträge können zum Teil bis zu 80,00 € pro Vorfall kosten. Ebenfalls können gewisse Bescheinigungen (z.B. bei Austritt eines Mitarbeiters aus einem Unternehmen) auch kostenpflichtig sein, welche in einer reinen Betrachtung der offensichtlichen Kosten (Preis pro Abrechnungsfall) nicht berücksichtigt werden.

Auch das Erstellen eines konsolidierten Berichtes erfordert in Unternehmen zum Teil bis zu 3 Wochen, welche nötig sind um zum einen valide Daten aus allen Ländern, im gleichen Format zu erhalten die in der Folge währungsbereinigt aufbereitet und in ein managementgeeignetes Format umgesetzt werden müssen. Einfache Anforderungen des Vorstands wie z.B. „Wie hoch waren unsere Provisionsauszahlungen weltweit letztes Halbjahr?“ oder „Wie viele Mitarbeiter haben wir weltweit, die über 50 Jahre alt sind?“ werden dann zu Mammut-Aufgaben und Zeitfressern, die zum einen n-fache Ressourcen pro Land in Anspruch nehmen sowie den interne Zeitaufwand für das HR Controlling signifikant erhöhen. Erfahrungswerte zeigen hier, dass ein solcher Bericht zum Teil fünfstellige Kosten im Unternehmen verursacht.

Überrascht hat uns zudem in unseren globalen Gehaltsabrechnungsprojekten immer wieder, dass Unternehmen, wenn sie ein globales HCM System wie SAP SuccessFactors oder Workday im Einsatz haben, bis zu 4 FTE pro Land nur für die Datenpflege im HCM sowie in der lokalen Entgeltabrechnung vorhalten. Dies steht eigentlich immer im scharfen Kontrast zu den Zielen mit dem ein HCM System eingeführt wurde, nämlich der Automatisierung von HR Prozessen.

Des Weiteren wird das Thema Compliance durch das Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und den damit einhergehenden Strafen von bis zu 4% des globalen Umsatzes gerade bei HR-Projekten immer wichtiger. Deshalb, sollten im Rahmen des Business Case die Fragen der Haftung bei Verstößen gegen lokale Gesetze im generellen und insbesondere in Bezug auf die EU-DSGVO / GDPR evaluiert werden. Da viele Anbieter hier einen Haftungsübergang für die Compliance in den Verträgen anbieten.

Durch den Einsatz eines globalen HCM Systems sowie einer Global Payroll bewerten viele Private Equity Firmen, Ihre Portfoliounternehmen bis zu 5% höher, da durch den Einsatz einer globalen Entgeltabrechnung ein hoher Grad an Automatisierung und Compliance sichergestellt ist.

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die saubere Evaluation der Kosten im Rahmen eines Business Case teilweise überraschende Kosten zu Tage fördert. Um jedoch die Digitalisierung Ihrer HR Abteilung voranzutreiben sollte sichergestellt sein, dass die Initiativen auch wirtschaftlichen Sinn ergeben. Genau dabei hilft ein Business Case.

Was sind Ihre Erfahrungen mit der Erstellung eines Business Case für Ihre HR IT Projekte?

Ich freue mich von Ihnen in den Kommentaren zu hören!

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