Ihr HCM System ist wertlos ohne Global Payroll – Gründe & Lösungen

Autoren: Christian van Ledden & Christoph Ruf

Die gute Arbeitsmarktsituation, der demographische Wandel, die Digitalisierung sowie immer neue Gesetze der Bundesregierung zu z.B. befristeter Teilzeit stellen die HR Abteilungen vor große Herausforderungen. Diese Entwicklungen verschonen auch die Belegschaften der HR Abteilungen nicht. Auch wenn laut einer Analyse von Bloomberg der gängige Schlüssel von einem HR Mitarbeiter pro 100 Mitarbeiter inzwischen auf 1,4 HR Mitarbeiter gestiegen ist. Der Kostendruck sowie die Notwendigkeit der Digitalisierung und Automatisierung der HR-Prozesse bleiben weiterhin hoch.

So sagen 60% der CEO’s laut einer Studie von PwC, dass Sie aufgrund der Digitalisierung die Aufstellung der HR Abteilung überdenken.

Der Einsatz von KI Lösungen im Recruiting, die Einführung von Self Service Angeboten sowie die Standardisierung und das Outsourcing von HR Prozessen sind mögliche Reaktionen. So setzen, laut einer KPMG Studie, 63% der HR Abteilungen auf die Überarbeitung von HR Schlüsselprozessen, der Anpassung der Aufgaben des HR Business Partners (44%) sowie dem verstärkten Einsatz von Manager Self-Service Angeboten (39%) und dem Outsourcing von bisher internen Prozessen (33%). Vor dem Hintergrund dieser Zahlen verwundert es nicht, dass immer mehr Unternehmen ein globales HCM System wie z.B. Workday oder SAP SuccessFactors einführen, da diese Systeme bei der Digitalisierung unterstützen können.

Weitere Ziele, die in meinen Gesprächen für die Einführung eines globalen HCM Systems immer wieder genannt werden sind, neben Compliance und EU-DSGVO, in der folgenden Grafik abgebildet:

Jedoch wird im Auswahlprozess des HCM Systems oft die Frage der Payrollanbindung vergessen oder nicht ausreichend beantwortet, wodurch die oben genannten Ziele nur bedingt erreicht werden. Es gibt, erfahrungsgemäß, drei Varianten der Anbindung der lokalen Lohnabrechnungs-Lösungen, welche in der nächsten Grafik dargestellt werden.

Diese unterscheiden sich grundsätzlich im Grad des Zeitaufwandes der Implementierung und der späteren Pflege im operativen Betrieb sowie im Grad der Automatisierung und der damit einhergehenden Kosteneinsparungen.

Variante eins arbeitet mit individuellen Schnittstellen zwischen jedem einzelnen lokalen Payrollsystem und dem globalen HCM System. Die Herausforderungen liegen hier oft in der beschränkten Schnittstellenfähigkeit der lokalen Payroll-Lösung sowie dem Arbeitsaufwand der durch die IT Abteilung sowohl bei der Implementierung als auch im operativen Betrieb geleistet werden muss. Des Weiteren übergeben Schnittstellen i.d.R. auch nur Personalstammdaten. Dies führt zu einer doppelten Datenhaltung und –eingabe, da landesspezifischen Entgeltinformationen zusätzlich im Payrollsystem gepflegt werden müssen.

Am anderen Ende der Skala steht die Global Payroll-Lösung.

Eine Globale Payrol bedeutet die Konsolidierung aller Prozesse innerhalb der Entgeltabrechnung aller Länder, in denen ein Unternehmen tätig ist, in einem einzigen auswertbaren System.

In einem solchen Szenario gibt es die Möglichkeit einer Tiefenintegration, welche das HCM System mit den landesspezifischen Payrollfeldern anreichert. Dadurch stehen im HCM System immer die aktuellsten HR Daten zur Verfügung. Auch müssen keine eigenen IT Ressourcen für die Pflege sowie Wartung der Schnittstellen und ggf. Entgeltabrechnungssysteme vorgehalten werden. Dies führt dazu, dass das HCM System das wirklich führende System für HR Stammdaten werden kann.

Als dritte Option verwenden manche Unternehmen ein hybrides Modell aus den obigen Varianten. Dabei werden z.B. nur Länder mit vielen Mitarbeitern im Rahmen einer Global Payroll abgerechnet. Die Gehaltsabrechnungslösungen der kleineren Länder werden über individuelle Schnittstellen angebunden.

Eine Übersicht der Vor- und Nachteile der verschiedenen Optionen bietet die folgende Graphik.

Erst die Standardisierung und Konsolidierung der Daten aus den lokalen Payroll-Lösungen, die Automatisierung des Datenaustauschs sowie die dadurch erreichten Produktivitätszuwächse ermöglichen es Ihnen die anfangs aufgeführten Ziele der Einführung eines HCM Systems zu erreichen. Des Weiteren bietet die Standardisierung und Konsolidierung der HR- und Payroll-Prozesse die Möglichkeit Transparenz zu schaffen und gleichzeitig Compliance Risiken zu minimieren.

Vor diesem Hintergrund lässt sich feststellen, dass die vollständigen Mehrwerte eines HCM Systems nur in Kombination mit einer Global Payroll-Lösung erreicht werden können. Dadurch wird das HCM System wertvoll und nicht wertlos.

Haben Sie bereits ein globales HCM-System wie z.B. Workday oder SuccessFactors im Einsatz? Wie gehen Sie mit den Herausforderungen der Payrollanbindung um?

Ich freue mich Ihre Erfahrungen und Meinungen in den Kommentaren zu lesen.