Autoren: Christoph Ruf & Christian van Ledden
Sie werden sich sicher fragen, was uns zu dieser Aussage veranlasst. Dieses Statement kommt jedoch nicht von uns, sondern von verschiedenen Finanzvorständen, nachdem sie verstanden haben, aus wie vielen (globalen) Datenquellen die HR Abteilungen monatlich Daten konsolidieren – ohne das diesen Daten eine einheitliche Definition zugrunde liegt. So werden zum Beispiel in unterschiedlichen Ländern unterschiedliche Berechnungsgrundlagen für die Sozialabgaben zu Grunde gelegt, was aber wiederum in einer konsolidierten Version zu missverständlichen oder falschen Aussagen führen kann.
Durch die wachsende Menge an Daten wird dies für Unternehmen jedoch immer mehr zur Herausforderung. So prognostiziert Statista, dass sich die weltweite Datenmenge zwischen 2018 und 2025 um das 5,3-fache von 33 Zettabyte auf 175 Zettabyte erhöht. Diese Entwicklung macht auch vor den HR Abteilungen nicht halt, sodass eine grundsätzliche Datenkompetenz auch in der HR immer wichtiger wird. In unserem letzten Artikel sind wir der Frage nachgegangen, ob HR bereit ist für das Zeitalter der Daten.
Die Digitalisierung der HR Arbeit und der damit einhergehende Anstieg der Menge der HR Daten stellt Unternehmen nicht nur vor Herausforderungen, sondern eröffnet auch diverse neue Möglichkeiten. So ist People Analytics aktuell ein sehr vielversprechendes und viel diskutiertes Thema.
People Analytics bezeichnet die Analyse von Daten aus dem Personalwesen in Verbindung mit anderen Unternehmensdaten. Grundlage für People Analytics sind Forschungsrichtungen wie Sozialpsychologie, Motivationspsychologie und Verhaltenswissenschaften sowie Business Intelligence und Big Data.
Um dies jedoch nachhaltig realisieren zu können, bedarf es des Vertrauens der Mitarbeiter. So sagen laut einer Studie von Accenture 43% der Mitarbeiter, sie würden Widerstand leisten, wenn ihr Arbeitgeber mehr Daten über sie sammeln würde. Gleichzeitig sagen aber laut der gleichen Studie 92% der Mitarbeiter, dass Sie offen wären für das Sammeln von zusätzlichen Daten, wenn es ihrer Performance, dem Wohlbefinden oder anderen Bereichen ihrer Arbeit zuträglich wäre.
Des Weiteren glauben, laut Accenture, 4 von 5 Befragten, dass valide Daten, welche mit Hilfe moderner Technologien gesammelt wurden, zu mehr Fairness bei der Bezahlung und Beförderung führen würden.
Diese Beispiele zeigen, wie wichtig eine gute Kommunikation der Ziele sowie das Bilden von Vertrauen bei den Mitarbeitern für ein People Analytics Projekt ist.
Welche Grundlagen müssen nun für ein erfolgreiches People Analytics Projekt gelegt sein?
Es gibt zwei Bereiche, die wichtig sind. Auf der einen Seite ist dass die Skill-Ebene der HR Mitarbeiter. Hier sollten Business Acumen, analytische sowie IT Skills verbessert werden. Auf der anderen Seite müssen technische Voraussetzungen getroffen werden. Dabei spielt insbesondere eine gute Datenbasis eine Rolle. Der Wert von 8% nutzbaren HR Daten ist einfach viel zu niedrig, um erfolgreich zu sein. Des Weiteren führt dies nicht zur erwünschten Grundlage, um verlässliche und richtige Zahlen an Finance senden zu können bzw. diese sogar selbst zu Analysen heranziehen zu können.
Um die Menge der nutzbaren HR Daten zu erhöhen, müssen lokale & globale Datensilos aufgebrochen werden. Die HR IT Systemlandschaft sollte lokal/global konsolidiert werden, um so eine valide Datenbasis zu erhalten. Die konsolidierte Datenbasis ermöglicht in der Folge ein einheitliches, globales Reporting.
Eine Global Payroll-Lösung konsolidiert die globalen Personalstamm- sowie Payrolldaten in einem einheitlichen Format. Dabei wird eine einheitliche Definition aller Datenfelder angelegt. So kann es nicht passieren, dass Sozialversicherungszahlen aus verschiedenen Ländern unterschiedlich interpretiert werden. Dadurch erhöht sich die nutzbare, valide HR Datenbasis dramatisch. Auch bietet eine globale Entgeltabrechnungslösung ein konsolidiertes Reporting, wodurch alle Standardreportingpflichten der HR Abteilungen abgedeckt werden.
Die Vor- und Nachteile einer Global Payroll-Lösung gehen jedoch weit über das Liefern einer guten Datengrundlage sowie Reporting hinaus.
Eine genauere Betrachtung der 5 Punkte in der Folge zeigt die Wichtigkeit auf.
Verfügbarkeit von Daten
Die Verfügbarkeit von stichtagsbezogenen Daten ist bei Silo-Lösungen quasi non-existent, da unterschiedliche Downloadzeitpunkte zu unterschiedlichsten Zeitzonen zu Grunde liegen. Auch kann eine vorgegebene Excel Liste für alle Länder niemals diesen Zeitversatz und die Fehleranfälligkeit minimieren. Hinzu kommen unterschiedliche Felddefinitionen, welche es schwer bis unmöglich machen, dass sie als verlässliche Quelle für wichtige Unternehmensentscheidungen dienen.
Compliance
Das Thema Compliance und Datenschutz wird oftmals an die Landesgesellschaften ausgelagert, wodurch das HQ Gefahren für die Zentrale viel zu spät erkennt. Ein Auslöser vieler globaler Entgeltabrechnungsprojekte sind Compliance-Strafen in Ländern mit kleinen Standorten. Es geht hierbei nicht nur um Compliance mit EU-DSGVO, sondern auch um die globale Absicherung der Datenübermittlung. Die EU-DSGVO erlaubt keine Übermittlung bzw. den Zugriff auf Daten von EU-Bürgern von Mitarbeitern außerhalb der EU. Dies ist nur möglich, wenn ein Unternehmen bzw. ein Dienstleister Bindung Corporate Rules (BCR’s) besitzt, welche von den 28 EU-Datenschutzbehörden abgesegnet wurden.
Budgetierung
Der reale Bezug zum alljährlichen Budgetprozess ist mehr als evident. Vor allem das Thema Verfügbarkeit von Daten in Kombination mit der Verlässlichkeit dieser, erschwert den meisten Unternehmen den Ablauf des Budgetierungsprozesses. Laut CFOs verwenden die eigenen Mitarbeiter viel zu viel Zeit damit Daten aus unterschiedlichen Excel Listen zusammenzufügen, die Fehler zu finden und zu korrigieren, um dann wieder festzustellen, dass es die falsche Währung war. Ein sehr frustrierender Zustand für die involvierten Abteilungen.
Datengetriebene HR-Arbeit
Die Ausrichtung der HR auf eine wertschöpfende Abteilung mit reellen Mehrwerten für das Unternehmen kann heutzutage mit People Analytics geschafft werden. Jedoch wird dieser Schritt in vielen Unternehmen signifikant erschwert durch die manuelle Aufrechterhaltung des Excel-Reportings über n-fache Länder. Ein fataler Fehler, da HR deutlich mehr leisten kann.
Personalkostenplanung
Der letzte Punkt der Gegenüberstellung ist die Personalkostenplanung. Hierbei sind wir nicht bis nur sporadisch in der Lage mit den Excel-Listen valide Aussagen zu treffen. Unternehmen scheitern an einer verlässlichen Planung schlichtweg durch die Nichtverfügbarkeit von Live-HR-Daten bzw. verlässlichen HR Daten.
Erst die Standardisierung und Konsolidierung der Daten aus den lokalen Payroll-Lösungen anhand einheitlicher Felddefinitionen ermöglichen es Unternehmen, keine falschen Daten an die Finanzabteilung zu liefern. Gleichzeit werden Compliance Risiken minimiert und die Grundlage für eine datengetriebene HR Arbeit gelegt.
Haben Sie bereits ein People Analytics Projekt gestartet bzw. planen eines in der nahen Zukunft? Wie gehen Sie die Herausforderung der Konsolidierung Ihrer HR Daten an?
Ich freue mich, Ihre Erfahrungen und Meinungen in den Kommentaren zu lesen.
HR IT & HCM 
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